Runda bord, tack! – Deltagaren vill vara delaktig

Hur navigerar vi i ett arbetsliv i omvandling? Vilka förväntningar kommer deltagarna att ställa framöver? Vad kan göra en inbjudan till ett möte attraktiv, och vilket innehåll och upplägg ger ett positivt resultat på sista raden? Svenska Mötens senaste trendrapport belyser ett antal av dessa viktiga frågor. Den här artikeln fördjupar sig i trenden ”Runda bord, tack!”

År 2025 ökar kraven på möten som känns meningsfulla och engagerande, samtidigt som många uttrycker en mental trötthet inför stillasittande heldagar. Det digitala arbetssättet dominerar i vardagen, vilket gör att det fysiska mötet förväntas erbjuda något mer: delaktighet, påverkan och möjlighet till samskapande. Aktiva möten där alla får komma till tals, lyssnas på och bidra efterfrågas allt oftare.

–  Vår trendrapport, som vi publicerar årligen, bevakar möten i förändring i relation till pågående arbetslivs- och samhällsförändringar. Trenderna bygger på omvärldsanalys, djupintervjuer med experter och grundas i långsiktiga megatrender. Runda bord har seglat upp som en av de tydligaste förändringarna i fysiska möten. Inte som en tillfällighet – utan som en spegling av en ny möteskultur, säger Maria Skarve, marknads- och kommunikationschef på Svenska Möten.

Runda bord har blivit norm

Enligt trendrapporten 2025 är runda bord inte längre ett undantag, utan det mest efterfrågade möbleringsalternativet vid fysiska möten. Och det handlar inte om estetik, utan om funktion och effekt.

–  Runda bord förändrar samtalets dynamik. Deltagarna ser varandra, lyssnar på varandra och känner sig mer likvärdiga. Det främjar aktivt deltagande och gör det enklare att föra dialog i stället för att enbart ta emot information, säger Michael Schüller, vd Svenska Möten

Formen i sig sänker tröskeln för att ta ordet, vilket i sin tur påverkar både samtalsklimat och resultat. Att byta från rader till runda bord är en fysisk gest som tydliggör: här är alla inbjudna att delta.

Ett nytt sätt att tänka möte

–  Vi ser i förfrågningar från kunder att runda bord nu efterfrågas mer och mer, och att det har nästan blivit en standard. Det är ett tydligt tecken på att mötesformatet håller på att förändras, berättar Charlotte Stenström, teamleader för Svenska Mötens mötesplanerare.

Svenska Mötens trendrapport visar att det inte bara är bordsformen i sig som efterfrågas, utan det som följer med: rundabordsdiskussioner, reflekterande övningar, faciliterad dialog och arbete i små grupper.

–  Många kunder ber uttryckligen om att “inte ha biosittning” just för att det inte passar deras syfte längre. Det handlar om att få till delaktighet och samtal snarare än ensidiga dragningar, fortsätter Charlotte Stenström.

Ändrade förutsättningar och spelregler för dig som bokar

För den som ansvarar för att boka och planera mötet innebär trenden ”Runda bord, tack!” ändrade förutsättningar vad det gäller miljö, agenda, deltagare, inredning och design samt tid för planering.

• Börja i syftet och interaktionsdesignen.
  - Vad ska deltagarna prata om, hur och i vilka konstellationer?

• Runda bord tar ofta större plats än traditionell biosittning.
  - Stäm av lokalens kapacitet tidigt.

• Be om en tydlig planritning och säkerställ att lokalerna stödjer dialogen.
  - Ljud
  - Ljus
  - Informella ytor ("mellanrummen") för pauser och övergångar, till exempel ytor för fikapauser, promenadstråk, loungemiljöer eller små ståbord i anslutning till mötesrummet.

• Anpassa gruppstorlek per bord.
  - För få deltagare → risk för gles och oengagerad känsla.
  - För många deltagare → svårt att lyssna in varandra.

• Se till att miljön hänger ihop med upplägget.
  - Akustik och ljus i harmoni med plats och lokaler.

• Nyttja miljön för pauser på ett sätt som stödjer energin under hela mötet.
  
  

Delaktighet skapar resultat

När deltagare blir aktiva medskapare snarare än passiva åhörare händer något: de börjar ta ansvar för resultatet. Det ökar motivationen, förståelsen och tilliten inom gruppen. Det gäller att ha rätt format, trygg facilitering, genomtänkta frågeställningar och tid för återkoppling – annars riskerar runda bord att bara bli en möbleringsdetalj.

–  Ett möte där deltagarna bidrar leder till bättre beslut, större engagemang och högre kvalitet i efterarbetet. Men det kräver också att vi som arrangörer skapar rätt förutsättningar. Vi behöver hjälpa kunden att gå från att tänka möblering till att tänka mindset, säger Michael Schüller, vd på Svenska Möten.

Att möblera med runda bord är alltså inte en trend i marginalen – utan en symbol för en ny syn på möten. En som bygger på dialog, ömsesidighet och medskapande. I en tid där kunskap redan finns digitalt, blir själva upplevelsen av samtalet det som gör mötet värt att komma till.

–  Det handlar inte längre om att få plats – utan att få ta plats vid bordet, avslutar Michael Schüller.