Communityt – mötets förlängda liv

Hur navigerar vi i ett arbetsliv i omvandling? Vilka förväntningar kommer deltagarna att ställa framöver? Vad kan göra en inbjudan till ett möte attraktiv, och vilket innehåll och upplägg ger ett positivt resultat på sista raden? Svenska Mötens senaste trendrapport belyser ett antal av dessa viktiga frågor. Den här artikeln fördjupar sig i trenden ”Communityt”.

År 2025 ser vi en tydlig förflyttning från att mäta mötesframgång i enstaka resultat – till att se värdet i de relationer och nätverk som mötet bygger. I ett arbetsliv präglat av hybridlösningar, kortare anställningar och fragmenterad vardagskontakt blir mötet en chans att förankra människor i en gemenskap. Mötet blir en arena för tillhörighet. En plats där vi bygger företagskultur, förtroende och vi-känsla. Inte bara prickar av punkter i en agenda.

Communityt är inte längre ett sidospår i mötesplaneringen – det är en av de starkaste drivkrafterna bakom hur vi möts år 2025. Från en engångshändelse till ett långsiktigt nätverk där relationerna lever vidare. Communityt handlar om att deltagarna känner: ”Här hör jag hemma, här är jag en del av något större.”

–  Årets trendrapport visar att möten som bygger och vårdar communityt ger mervärde långt bortom själva tillfället. När människor känner tillhörighet ökar engagemanget och lojaliteten vilket i sin tur stärker både företagskulturen och varumärket, säger Maria Skarve, marknads- och kommunikationschef på Svenska Möten.

I en global kontext ser vi samma utveckling. Insikter från Randstad Workforce Insights understryker att känslan av tillhörighet har avgörande betydelse för engagemang och lojalitet: 8 av 10 anser att de presterar bättre om de upplever en känsla av community på jobbet.

Ett sätt att uppnå känsla av community är att låta deltagarna forma hela mötet tillsammans. B-Corps, som miljöcertifierar företag i framkant (som till exempel Acne) låter sina medarbetare tillsammans utveckla sina globala interna event. Innovationshubbar som Google Xi arbetar experimentellt med hur samskapade upplevelser bygger långvariga relationer och på arenor som SXSW testas och sprids nya format för nätverkande som suddar ut gränserna mellan event, arbetsplats och social gemenskap, så att deltagarna blir en del av ett nätverk som lever långt efter sista agendapunkten.

Communityt i praktiken: takeovers, buyouts och samskapande

Hos Svenska Mötens kunder syns ett tydligt beteende: att boka hela anläggningen – så kallade takeovers eller buyouts – för att bygga ett starkare ”vi”. En konsekvens av att många sitter på distans hela eller delar av tiden. När gruppen ”äger platsen” skapas exklusivitet, trygghet och fokus, och varumärket kan sätta tydlig prägel på miljön. Parallellt växer samskapad agenda: att deltagarna bjuds in tidigt och påverkar innehåll och frågor långt före konferensen.

–  Fler och fler företager efterfrågar en så kallad takeover: vårt företag, våra färger, vårt budskap och bara vi. Det gäller både stora och mindre möten. Effekter man söker är en stark företagskultur, engagemang och sammanhållning – att alla känner ”wow, här är vi”, säger Lena Mägiste, senior projektledare på Svenska Möten.

Ett nytt sätt att tänka möte

Community-perspektivet flyttar tyngdpunkten från programmet till relationerna. Det handlar om att designa för interaktion före, under och efter:

• Före: tidig mobilisering och samskapad agenda, till exempel enkla förfrågor, öppna ämnestrådar, medskick från deltagare med mera.
  
  
• Under: format som world café eller open space, mikroarenor för samtal och gott om ”mellanrum” för spontana möten.
  
  
• Efter: forum, återträffar och uppföljning på insikter och kontakter.

Små beteenden gör stor skillnad. Exempel på samhörighetsskapande mikrobeteenden är att använda varandras namn, aktivt bekräfta inlägg (”bra poäng”), bjuda in de tystare rösterna, korta incheckningar före agendan och – vid större möten – uppmuntra småprat och vänliga gester som minskar anonymitet. Sådant bygger psykologisk trygghet och väver samman gruppen.

–  Vi går från att nöja oss med ”nöjdhetspoäng” till att mäta effekter som tillhörighet, tillit och kulturell samhörighet. Det är där den långsiktiga nyttan uppstår, säger Michael Schüller, vd på Svenska Möten.

Tips till dig som bokar och planerar konferenser

Att planera för community kräver andra beslut och ett annat omfång av saker att beakta:

• Överväg takeover/buyout när syftet är att bygga företagskultur, starkt vi-känsla och varumärkesbyggande. Var ute i god tid; lokaler som möjliggör exklusivitet blir snabbt uppbokade.
  
  
• Designa social arkitektur: säkra mellanrum, mikroytor och naturliga mötesplatser (lounges, promenadstråk, eldstad, trädgårdsrum) som håller energin vid liv.
  
  
• Samskapa agendan med deltagarna: Om det känns som ett för stort steg, börja med samskapande workshopmetoder som till exempel open space.
  
  
• Skapa ritual och igenkänning: till exempel gemensam incheckningsfråga, kvällsceremoni, storytelling‑stund, gemensam matlagning.
  
  
• Roller och stöd: planera facilitering/moderation och fördela mikrobeteenden i teamet (”inkludera tyst röst”, ”ge bekräftelse”, ”fånga upp nykomlingar”).
  
  
• Uppföljning: bestäm hur relationerna lever vidare (digital hubb, uppföljningssamtal, återträffar) redan vid inbjudan.

Communityt skapar långsiktigt värde

När människor känner sig del av ett sammanhang ökar sannolikheten att de återkommer, rekommenderar mötesplatsen och bidrar mer aktivt. Ett starkt community förlänger mötets värde – från timmar i rummet till månader i nätverket.

–  När man designar för gemenskap får man utväxling långt efter sista passet. Det är så möten blir affärsdrivande på riktigt, avslutar Michael Schüller.