Kvalitet framför kvantitet – spaningar från Svenska Mötens trendrapport 2024

Vad händer med mötet i ett arbetsliv i omvandling? Vilka förväntningar kommer ställas på de som arrangerar möten framöver? Vad kan göra möteserbjudanden attraktiva? Jannis Norén Karras, vice vd på Svenska Möten lyfter några spaningar från vår senaste trendrapport.

Arbetslivet 2024 fortsätter präglas av en pågående arbetslivstransformation med digitalisering, AI, hybridarbete och växande hållbarhetsfokus, parallellt med en dämpad konjunktur och ett osäkert omvärldsläge. Våra mötesstrukturer är under granskning och vi frågar oss hur ofta, hur länge och på vilka sätt vi möts bäst. Möten blir en integrerad del i en strävan efter hållbarhet, i livet, arbetslivet liksom i verksamhetsstyrning, rapportering, säkerhet och trygghet.

– Svenska Mötens trendrapport som publiceras varje år, används strategiskt och bygger på omvärldsanalys. Trenderna är en central del i en pågående dialog med kunder, konferensanläggningar och branschen kring förändringar i omvärlden. Genom löpande omvärldsanalys fångar vi upp rörelser i och kring branschen, i Sverige och internationellt. Analysen bygger på långsiktiga megatrender, berättar Maria Skarve, marknads- och kommunikationschef Svenska Möten.

Möten har kommit mer i fokus och med siktet inställt på kvalitet. Vi söker efter sätt att mötas bättre, inte oftare, både internt och externt. En färsk studie från Slack med 10 000 respondenter globalt visar att 27 procent anser att de har för många möten. I en annan studie av McKinsey angav 80 procent av ledarna att de hade genomfört ändringar, eller hade planer på att ändra mötesstruktur. Netflix har infört en 30-minutersgräns för möten och Shopify har sparat 36 år av arbetstid under ett år genom att se över sin mötesstruktur. Kvalitet på möteskultur och konferenser förefaller viktigare än tidigare.

– Att skapa en bättre mötesstruktur- och kultur kräver kunskap. Olika verksamheter har olika behov och möteskulturen ska anpassas efter dem – inte tvärtom. Detta kräver insikter, dialog och utrymme att testa idéer innan de blir norm. En ny mötespolicy är värdefull, men bara om den implementeras och de facto efterlevs, säger Jannis Norén Karras, vice vd Svenska Möten.

Svenska Möten observerar en trend där budgeten per deltagare i samband med konferenser ökar. Företag betonar alltmer vikten av sina externa möten och event i det nuvarande arbetslivets klimat. Fokus ökar på att stärka relationerna mellan individer, vilket ses som en nödvändig grund för att bygga framgångsrika team och en stark företagskultur.

Ett ökat fokus på bra mötesupplevelser bekräftas i internationella trendrapporter från IACC och Accor. Enligt IACC:s undersökning anser 80 procent av mötesplanerarna att deras nuvarande roll innebär mer fokus på ”skapande av upplevelser” för mötes- och eventdeltagare jämfört med innan pandemin och Accor Event Industry Forecast Survey visar på liknande resultat, mer fokus på mötesupplevelse och välbefinnande. Inte minst yngre generationer driver önskan om bättre mötesupplevelse enligt IACC:s panel. Trots denna strävan efter färre internmöten förutspår respondenterna i Amex senaste trendstudie en fortsatt ökning av internmöten.

– Det satsas mer på varje möte nu. Budgeten per deltagare har ökat markant det senaste halvåret och kunderna betonar kvalitet framför kvantitet vad det gäller externa möten. De mindre mötena genomförs mer och mer digitalt. Mötesmixen har ändrats, fortsätter Jannis.

Företag och organisationer som bisitter kunskap om sin möteskultur och mötesbeteenden, som vet vad som funkar och vad som kan ändras har fördel av detta. Då människor har olika behov är det också viktigt att hålla dialogen öppen, testa sig fram och undvika alltför snabba och kategoriska lösningar. Låt möteskulturen vara under ständig utveckling. Dokumentera riktlinjer i en mötespolicy.

– Och glöm inte att utbilda medarbetarna kring er mötespolicy och skapa utrymme att samtala och diskutera kring möteskultur. En trött pdf skapar inte beteendeförändring, avslutar Maria.