Flera förbättringsmöjligheter efter höstens varuförsörjningsproblem

Apotekstjänst överskattade sin förmåga samtidigt som Varuförsörjningsnämnden för de fem regionerna Sörmland, Uppsala, Örebro, Västmanland och Dalarna underskattade de lokala behoven av anpassning till den nya leverantören. Det visar utredningen kring problemen med varuförsörjning som uppstod under hösten 2019.

Utredningen är ett gediget arbete som vi nu gemensamt kommer att sätta oss in i, diskutera och dra lärdomar av. Vi kommer sedan tillsammans i regionerna att återkomma med ett förslag på vårt framtida arbete med anledning av de slutsatser som presenteras i utredningen, säger Anders Åhlund, regiondirektör i Västmanland.

Trots att upphandlingen gällde en tjänst som utifrån betraktat förefaller enkel innehåller den många delar som måste fungera samtidigt. Och det i en viktig men också komplex miljö som hälso- och sjukvården är. Det finns förbättringsutrymme i alla delar. Den huvudsakliga orsaken kan beskrivas som att den gemensamma varuförsörjningen för första gången på 16 år skulle introducera en ny ovan leverantör och bestämde sig för att göra det samtidigt i fem regioner och i alla verksamheter, säger Toivo Heinsoo, utredare.

Utredningen visar bland annat att:

- Verksamheterna redan i samband med mottagandet av de första planerade leveranserna från Apotekstjänst under hösten 2019 noterat stora brister i distributionen.

- Det tidigt stod klart att de tänkta logistiklösningarna inte fungerande.

- Apotekstjänst kundtjänst belastas så att den blir oanträffbar. I takt med att oron sprider sig i verksamheterna upprepas beställningar, det görs extra beställningar och beställningar ”för säkerhets skull”. Leveranskaos uppstår.

- Region- och verksamhetsledningar reagerade snabbt och förberedde organisationen för olika former av förstärkningslägen.

- Tillsammans med Varuförsörjningen inleddes ett arbete för att hantera olika scenarier under den pågående händelse.

- Stora enskilda insatser och regionernas egna inköps- och upphandlingsfunktioners aktiviteter lindrade effekterna för patienter i vården.

- Det var inte optimalt att genomföra förändringarna i lagerhantering och distribution samtidigt i alla fem regioner.

För mer information kontakta:

Anders Åhlund. Regiondirektör Region Västmanland
Tel: 021-17 45 01

Toivo Heinsoo. Utredare
Tel: 073-386 86 80