Effektivare socialförvaltning när tal blir skrift

Socialsekreterare Maria Gullholm på Mora kommun använmder sig av taligenkänning för att få mer tid till sina klienter.

Inlästa ord blir skriven text. Nu får socialsekreterarna i Mora kommun mer till att barn och ungdomar i stället för att skriva dokumentation.
"Det går mycket snabbare, texterna blir kortare och det är färre stavfel än när vi skriver våra rapporter", säger socialsekreterare Maria Gullholm. Hon är en av de knappt 40 medarbetare på socialförvaltningen i Mora kommun som just nu testar taligenkänning.

En stor del av socialsekreterarnas tid går åt till dokumentation, vilket tar resurser från annat – en nationell undersökning visar att de som arbetar med barn och ungdomar bara träffar dem två procent av den totala arbetstiden.

"Jag har därför tittat på hur vi kan effektivisera dokumentationen och har studerat hur tre andra kommuner framgångsrikt har testat taligenkänning. Jag sökte därför pengar ur kommunens pott för hållbara idéer för att prova detta", säger Ewa Byström, chef för barn- och ungdomsenheten vid socialförvaltningen i Mora.

Tillsammans med fem andra dalakommuner har enheten upphandlat produkt, licens och utbildning för totalt 50 medarbetare. Systemet består av en mikrofon och en programvara som installeras i personens dator.

"Programvaran är personlig och självlärande. Det innebär att den lär sig efter hand hur användaren uttalar ett visst ord. I början behöver man därför lära programmet hur vissa ord uttalas och man kan även lägga in texter och meningar."

Maria Gullholm har använt systemet sedan i slutet av januari. Och hon ser bara fördelar.

"Det går mycket snabbare och texterna blir faktiskt bättre. Förut skrev vi ganska formellt och högtravande, nu blir det effektivare och mer mottagaranpassat. Dessutom blir texterna kortare, vilket var lite överraskande. Det blir inte lika mycket kringinformation."

Hon använder idag taligenkänning för i princip all dokumentation – bland annat journalanteckningar och mejl.

"Det här frigör tid för planering, möten och telefonkontakter. Jobbet blir mindre stressigt och dessutom är det bra för ergonomin – du kan ju sitta, ligga eller stå hur du vill när du talar in din dokumentation", säger Maria Gullholm.

Taligenkänningsprojektet pågår fram till slutet av 2021 och Ewa Byström hoppas att det sedan permanentas.

"Det kan också vara användbart inom andra verksamheter på kommunen. Inom skolan har man till exempel massor av dokumentation som skulle kunna ske med hjälp av taligenkänning."

Fakta taligenkänning

• En teknik som innebär att du talar in din dokumentation, som omvandlas av ett program till skriven text.
• Syftet är att effektivisera dokumentationen och därmed ge socialsekreterarna mer tid till att träffa sina klienter.
• Testas på socialförvaltningen i Mora fram till slutet av 2021.
• Är ett av de projekt som fått bidrag från ”Hållbara Mora”, som kommunen har startat för att stimulera hållbara idéer.