2020-04-17 08:08Bloggpost

Hur är det med den mentala inloggningen under det digitala mötet?

Mental inloggning?Mental inloggning?

Dagarna går framför datorn och jag som trodde att det skulle bli färre möten i och med hemma karantänen hade väldigt fel. Åtminstone i mitt fall har det blivit fler, kanske kortare möten men fler. Vi är alla olika, men vi är alla tillverkade för det fysiska mötet. Vissa mer och andra mindre. Detta gör att vi ibland kan zooma ut lite under ett digitalt möte då man inte får den efterlängtade kontakten och bekräftelsen som vårt kroppsspråk och vårt sätt att vara ger vid ett fysiskt möte.

Hur skall vi då maximera effekten och närvaron i ett digitalt möte så att alla hålls engagerade, intresserade och mentalt inloggade?

Jag har haft förmånen att träffa och jobba med den eminenta konsulten inom retorik, presentationsteknik och talarträning Per Furumo som med jämna mellanrum gör uppdrag för KI, så jag kontaktade honom för att ställa några frågor och be honom om några tips i denna nya situation.

Varsågoda att ta för er, och med er till nästa digitala möte.

Vad är den största skillnaden mellan ett digitalt möte och ett möte IRL?

Vi är ALLTID psykologiskt styrda, kännande varelser säger Per. Vi gör så mycket saker bara när vi låter och ÄR. Vill vi på allvar utveckla det digitala mötet måste vi inse att det handlar om så mycket mer än struktur. Det är så mycket mer än vår agenda och vad vi säger som påverkar vår kommunikation. Visst, alla kanske var inloggade men det är ju synd om hälften var mentalt utzoomade säger Per.

Digitala möten kräver en extra ansträngning av oss. Vi behöver trycka på mer, artikulera mer, vara mer engagerade. Vi måste försöka kompensera för det kroppsliga uttryck som normalt förmedlas utan att vi ens tänker på det i ett vanligt möte. HUR gör vi då detta.

Några tips från Per

  1. Förstärk artikulationen och tydligheten

Det som påverkar ett budskaps genomslag handlar om så mycket mer än innehållet. Det filter som alltid finns när vi har möten via webben kräver ett extra förstärkt uttryck för att vi ska slippa undan blek, blodfattig kommunikation. VÅGA gå igenom rutan. VÅGA ta i.

  1. Orden är viktiga – uttrycket sänder signaler

Tänk på ditt inlägg som en berättelse. Tänk inte redovisning av en rapport. Hur man lägger upp sin presentation eller sin tal tur för att fånga åhörarens intresse spelar stor roll.  Är man många på möten brukar flertalet stänga av sin video. När man inte ser kroppsspråket måste man lägga till andra aspekter som håller uppmärksamheten uppe. Pausera, tänk på att pauserna påverkar orden. Ställ frågor- även om frågorna inte förväntar ett svar. Frågor säkrar interaktion. Frågor medför en riktning, till exempel Vad är läget nu?  eller vad är då nästa steg.

  1. Tydliga mötesregler

Är man många på mötet är det viktigt att man har tydliga mötesregler att förhålla sig till. Att utse en mötesledare anser Per vara ett bra första steg. Denna får då ge ordet och även vara den som ser till att alla kommer till tals. Precis som på vilket möte som helst finns det alltid de som pratar mer och de som inte säger så mycket. Detta blir ännu tydligare i ett digitalt möte där det är svårt att se vem som skulle vilja uttala sig men som inte tar plats. Ju större möte desto viktigare blir mötesledarens uppgift.

Ett bra sätt att komma till tals i en stor grupp är att man säger sitt namn när man vill ha tal tur.

Hur kan det digitala mötet bli roligare?

Jag skulle rekommendera att man har kortare möten oftare säger Per. Om man är tvungen att ha långa möten så är det viktigt att man tar många pauser. Digitala möten är för många betungande på ett annat sätt än när man ses IRL? Fundera på om man kan ta promenadmöten eller på annat sätt variera mötena föreslår Per.

Även när det gäller bilder som man delar med varandra via skärmen kan man tänka till när och hur man presenterar dem. Precis som när man presenterar live kan man här prata först och sedan plocka fram bilden, eller visa bilden, låta deltagarna ta in vad det står och sedan börja prata. I digitala mötet kan man dessutom stänga ner bilden och slå på kameran igen och presentera bilden med ett inledande – vad ni nyss såg är …..

Digitala möten kanske kräver att man varierar sig lite när man sätter upp agendan. Är det ett veckomöte till exempel så kan man se över hur man kan variera lite från vecka till vecka. Det finns många små knep. Fundera igenom vad som passar för just ditt möte och våga vägra det vanliga.

Sammanfattning

Tack Per för att du delade med dig av din gedigna kunskap. Ibland behöver man få lära sig något nytt och som läget är idag tror jag att många av oss har fått lära oss något nytt och i synnerhet ett nytt sätt att jobba. Oberoende hur van man är med digitala möten så är det viktigt att tänka på den mentala närvaron, hos sig själv, men också hos våra medmänniskor så kom ihåg DRAMTURGIN PÅVERKAR.  VÅGA förstärka ditt uttryck. Bli den som fick ALLA att vara inzoomade.

Vill du få mer tips från Per så hittar du honom på LinkedIn

Lycka till!

Maria


Om KI Innovations

KI Innovations nyttiggör forskningsresultat inom life science genom att utvärdera och verifiera projekt med kommersiell potential samt stödjer den affärsmässiga utvecklingen till bolagisering eller licensiering. Karolinska Institutets innovationssystem erbjuder utbildning, professionella nätverk, finansiering, expertkompetens inom entreprenörskap och affärsutveckling samt inkubationsmöjligheter för projekt och företag inom life science. www.karolinskainnovations.ki.se

Kontaktpersoner

Maria Berner-Holmström
Kommunikationsansvarig
Maria Berner-Holmström