Konsultmäkleri inom offentlig sektor - Del 1

Vi har tidigare publicerat en artikel kring det ökade intresset för konsultmäklarupphandlingar inom offentlig sektor. I en oberoende undersökning som gjordes förra året på beställning av KeyMan visade att flertalet kommuner och myndigheter inom den närmaste tiden hade planer på att genomföra en konsultmäklarupphandling framöver.

Bakgrunden till det ökade intresset har dels berott på att Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverkets rapport förra året visade att det enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) är OK att upphandla konsulter via en mäklare. För kommunerna och myndigheterna själva sägs utöver sänkta konsultkostnader de största enskilda anledningarna vara minskad administration och ökad kontroll på konsultinköpen. Med införandet av GDPR samt medial uppmärksamhet kring granskningar som genomförts inom offentlig sektor och riktade konsultinköp har den senare punkten vuxit sig till den enskilt största anledningen till att ta hjälp av en konsultmäklare.

Offentlig sektor har ett kontinuerligt behov av konsulter med varierande kompetens och ofta med kort varsel vilket innebär att de söker ett mer flexibelt sätt att säkerställa leveransen av kvalificerade konsulter. Genom att anlita en konsultmäklare som besitter ett stort nätverk av konsulter så säkerställer man på ett effektivt sätt det behovet.

Vad ska man då tänka på när man väljer att upphandla en konsultmäklare i en kommun eller myndighet?

Det finns givetvis många aspekter i det hela. Efter att ha samarbetat med kunder inom offentlig sektor under en lång tid så har vi kommit till att följande punkter är absolut viktigast att ta i beaktning:

1. Definiera målet med upphandlingen. Vad vill ni få ut av samarbetet med konsultmäklaren? Målet kan ex. vara minskad administration, sänkta konsultkostnader, kontroll på konsultinköpen etc.
2. Kom överens internt om vad/vilka delar ni vill att konsultmäklaren ska hjälpa er med och konkurrensutsätt dem mot varandra i just det avseendet när ni tar fram upphandlingsunderlaget.
3. Säkerställ att mäklaren är helt oberoende och inte har anknytning till ex. ett konsultbolag. Det går inte nog att poängtera hur viktig den här punkten är. Dels för att säkerställa att marknaden konkurrensutsätts på ett korrekt sätt vid varje enskilt avrop men även ur ett säkerhetsperspektiv efter den senaste tidens granskningar kring riktade konsultinköp inom offentlig sektor.
4. Säkerställ att mäklaren har erfarenhet och referenser kring de områden som ni vill ha hjälp med. Låt mäklaren beskriva sin arbetsprocess från början till slut och se till att det finns utpekade kontaktpersoner hos mäklaren som man kan kontakta vid ev. frågeställningar.
5. Ställ krav på ett åtminstone delvist automatiserat arbetsflöde, dels för att effektivisera processen från förfrågan till avtal men även för kontroll och uppföljning. Se till att mäklaren har en genomtänkt portallösning som gör det smidigt att samarbeta.

Håll utkik för ytterligare tips som kommer i nästa del eller kontakta oss direkt vid ev. funderingar!

www.keyman.se