Den digitala utmaningen – inte alls vad du tror

Anders Persson, Försäljningschef Hantverksdata

”Det tar max ett par timmar att utbilda ett helt gäng hantverkare” 

De allra flesta företag inom el, måleri, VVS och andra bygghantverk har sedan länge datoriserat stora delar av sina administrativa rutiner. Digital hantering av fakturor – såväl inkommande leverantörsfakturor som de egna ut till kund – är till exempel en självklarhet för de flesta. Men förvånansvärt många har inte tagit vara på de möjligheter att jobba smartare ”hela vägen” som den nya tekniken möjliggör.   

”För att verkligen förbättra företagets effektivitet och lönsamhet måste man se till verksamheten i stort. Och det mesta som händer i ett hantverksföretag sker inte på kontoret, utan ute på fältet”, säger Anders Persson som arbetat med digitalisering av hantverksföretag i ett par decennier. ”Ska man göra verklig skillnad måste man se till helheten, och aktivt engagera medarbetarna på plats när de utför sitt jobb. De flesta av hantverkarna vill inget hellre än att fokusera på hantverket, och slippa pappersarbetet.” 

Snabb och enkel omställning
En utbredd missuppfattning bland hantverksföretagens ägare och ledning är att omställningen från gamla pappersbaserade till nya, digitala rutiner skulle kräva mycket tid eller kännas jobbig för medarbetarna. All erfarenhet visar att det är precis tvärtom. Anders Persson igen: 

”Att införa ett system där hantverkarna själva beställer delar, registrerar tid, mil och materiel berör framför allt medarbetarna på ekonomifunktionen. Det tar normalt mindre än en månad. Att utbilda ett helt gäng hantverkare i alla de funktioner de behöver går på max ett par timmar.” 

Om och när ett mindre eller medelstort företag tvekar om att införa ett modernt affärssystem handlar det oftare om att företagsledningen har krånglat till förutsättningarna, och gjort det svårare för sig än det faktiskt är. Alla verksamheter är uppbyggda av ett begränsat antal enkla, logiska händelsekedjor; kedjor som aldrig kan bli effektivare än sin svagaste länk. Till exempel att några medarbetare envist håller kvar vid det gamla, och fortsätter fibbla med papper och penna när man ska registrera tid, eller kanske beställa reservdelar. 

Däremot är det inte ovanligt att företagsledningen, i samband med införandet av digitala processer, upptäcker ologiska arbetsmoment eller onödigt krångel i den etablerade verksamheten. Krångel som man i de flesta fall relativt enkelt kan åtgärda.

Inte bara en generationsfråga
Hur kommer det sig då att vissa hantverksföretag har kommit så mycket längre än andra? Enligt Anders Persson, som dagligen har kontakt med företag i olika utvecklingsskeden, beror det på flera olika faktorer: 

”Det finns möjligen vissa skillnader mellan äldre och yngre företagare, men det handlar oftare om ett aktivt teknikintresse. Eller hur mån man är om att verksamheten ska finnas kvar om några år, och fortsätta att utvecklas. Men det helt avgörande, som jag ser det, är att man tar reda på några enkla fakta, tar initiativet och sedan inte krånglar till det för sig. Det är inte så svårt och den absolut vanligaste kommentar jag får när vi är klara med ett projekt är: Var det inte värre än så här? Varför gjorde vi inte det här tidigare?” 

Information om seminarier och kurser, video-demos och kontaktpersoner hittar du här.