Stora tidsbesparingar med ny arbetsgivardeklaration

Så kan medarbetarna löpande se sina löner och förmåner 

Hur har du och ditt företag påverkats av de nya regler för arbetsgivardeklaration som trädde i kraft i juli 2018 (för vissa företag inom byggsektorn) respektive januari 2019?

”I början fanns det en del oklarheter angående regelverket, men de kunde snart rätas ut”, berättar Pia Qvennerstedt som är konsult och rådgivare hos Hantverksdata. ”När företagets lönesystem väl har anpassats till de nya kraven har förändringarna medfört flera fördelar för både företaget och den enskilde medarbetaren.”

Den årliga rutinen med kontrolluppgifter försvinner helt, vilket bidrar till en jämnare arbetsbelastning på lönekontoret under verksamhetsåret.

”Den stora fördelen för arbetsgivaren är tidsbesparingen”, säger Pia Qvennerstedt. ”Trots att man gör en avstämning per månad sparar man i alla fall tid, eftersom varje avstämning gör att man slipper det stora arbetet i slutet på året”. Å andra sidan ökar förstås kraven på att korrekta uppgifter registreras direkt, under rätt månad. För om man har gjort fel och inte rättar till det direkt, ja då måste felet korrigeras under alla följande månader. Att felaktigt avdragen och inbetald preliminär skatt inte återbetalas av Skatteverket och korrigering av bilförmåner tillbaka i tiden, skulle jag säga är det som ställer till mest problem.”

Lönekonsult & rådgivare på Hantverksdata

 

För den anställde innebär förändringen att han eller hon enkelt och löpande kan kontrollera att arbetsgivaren varje månad rapporterar in korrekta uppgifter om både lön och förmåner, genom inloggning mot Skatteverket.

Detta ger inte bara en ökad trygghet i sig, det blir också enklare om och när man byter jobb eller om anställningsförhållandena förändras under året. Samtidigt måste varje medarbetare och arbetsledare ta ett större ansvar för att rapportera eventuella förändringar av löner och förmåner direkt.    

De praktiska rutinerna på lönekontoret har bland annat förändrats med avseende på redovisning av:

• Lön, skatt och förmåner varje månad
• Ersättningar under 1000 kronor per år 
• Slopade årliga kontrolluppgifter

Väl förberedd omställning
Pia Qvennerstedt, som i mer än 20 år har arbetat med Hantverksdatas lönesystem, berättar att införandet av de nya rutinerna har fungerat mycket smidigt för alla som uppdaterade sitt Entré-system i tid.       

”Parallellt med utvecklingen av den nya lönerutinen i Entré lade vi ner mycket tid på att i god tid informera våra kunder via uppdaterad dokumentation, speciella utskick och webbseminarium med mera. Det var också temat för vår välbesökta Användarträff hösten 2018, det var nog all-time-high vad gäller antalet deltagare. All denna information har uppenbarligen gett resultat”.

Mycket har alltså blivit enklare och mindre tidskrävande, men det förutsätter att både lönekontoret och de som rapporterar in uppgifter om löner och förmåner är extra noggranna. Vi bad Pia Qvennerstedt sammanfatta sina viktigaste råd: 

• Med den nya rapporteringen har noggrann registrering och kontroll blivit ännu viktigare.
• För att undvika merarbete måste alla medarbetare och chefer förstå betydelsen av att rapportera korrekt information i rätt tid. Här har Lönekontoret också en viktig roll.
• Tipsa gärna medarbetarna om att de enkelt och tryggt kan se sina löneuppgifter med hjälp av digital Bank ID mot Skatteverket. 

---

---