Upphandling nominerad till pris

Helena-Maria Olsson Hedberg utanför Alingsås rådhus.

Helena-Maria Olsson Hedberg på upphandlingsenheten vid Alingsås kommun har nominerats till utmärkelsen Handslaget. Det är ett pris som delas ut för ”en synnerligen god affär/upphandling inom offentlig förvaltning”. Upphandlingen gällde kommunens bevakningstjänster som vid startpunkten utgjordes av ett 50-tal olika avtal med olika villkor och priser. Resultatet av upphandlingen blev ett enda tydligt avtal som i slutändan gav fördubblad bevakningstid till halverad kostnad.

Ett omöjligt uppdrag

När Helena-Maria tog sig an upphandlingen av bevakningstjänster bestod det av ett 50-tal olika avtal med olika villkor, löptider, uppsägningstider och priser. Avtalen var svårnavigerade och gjorde det onödigt svårt för speciellt små företag att erbjuda sina tjänster. En del av uppgiften var att just möta det politiska mål som kommunen har att öppna upp våra upphandlingar för mindre bolag.

– Våra chefer, Eija Suhonen och Simon Lindau, krattade manegen och gav oss en väl förankrad grund i kommunledningen, säger Helena-Maria. Vi fick en generalfullmakt för Linn Lindjern att förhandla och säga upp befintliga avtal, vilket var jätteviktigt för helheten och processen. Linns bakgrund som väktare och kunskap på området var ovärderlig.

Resultatet blev lyckat. De 50 avtalen blev till ett enda, lättförståeligt avtal med fyra delområden fördelade på tre olika leverantörer. Och upphandlingen innebar att man fick fördubblad bevakningstid till halverad kostnad. Bättre än någon hade kunnat förvänta sig.

– I efterhand fick jag och Linn reda på att det var ett ”omöjligt uppdrag”, berättar Helena-Maria. Tidigare försök hade inte gått i mål. Men vår grundinställning var att allt går att lösa, att inget är omöjligt. Vi fokuserade på vad vi ville ha, inte på hur vi haft det tidigare. Det ledde till ett bra samarbete inom koncernen och med förvaltningarna. Känslan var att ”vi gör det här tillsammans”. Det var riktigt roligt!

Om utmärkelsen Handslaget

Utmärkelsen Handslaget är ett pris som instiftades av tidningen Offentliga Affärer 2008 och som rönt stor uppmärksamhet. Priset tillfaller den eller de som genomfört, alternativt medverkat till, en synnerligen god affär/upphandling inom offentlig förvaltning. Det kan även tillfalla en eller flera personer som genom engagemang och skicklighet arbetat med att utveckla upphandlingsfunktionen genom att, till exempel, kompetenssäkra organisationen, stimulerat till nytänkande eller bidragit till en sund utveckling inom offentlig upphandling.

Prisutdelningen sker under festliga former på banketten på Hamburgerbörs i Stockholm kvällen den 7 september.